Le rôle de la machine à café dans votre management
L’informel favorise la communication authentique
Le management dépasse les réunions formelles qui permettent d’évoquer les résultats et de faire un point d’étape sur les projets avec des présentations Powerpoint ou des diagrammes à pourcentage. Le management englobe des interactions plus informelles. Selon une étude de MIT Sloan Management Review, jusqu’à 70% de la communication en entreprise est informelle, ce qui facilite le partage rapide d’informations et l’innovation. Qu’il s’agisse de discussions autour d’un café, d’un déjeuner en petit comité ou d’une conversation en début de visioconférences, ces moments de partage vont être essentiels pour consolider les liens d’équipe, fluidifier la communication et encourager le partage d’idées.
Ces moments même s’ils sont moins structurés, favorisent une communication plus authentique et spontanée. C’est en dehors du cadre officiel que les échanges vont favoriser l’instauration d’un climat de confiance.
L’informel renforce la cohésion d’équipe et favorise la résolution de problème
L’idée que l’informel renforce la cohésion n’est pas nouvelle, et elle a son importance. Les moments informels jouent un rôle clé dans le développement de la cohésion d’équipe. En dehors du cadre strictement professionnel, les échanges lors de repas entre collègues, les activités telles que les escape games ou les séances de teambuilding permettent de créer des liens plus intimes et parfois plus durables.
Ces moments vont permettre de mieux se connaitre, de mieux se comprendre pour finalement développer un cadre de confiance. La difficulté aujourd’hui pour les managers est de trouver les bonnes idées pour que ces événements soient des réussites. On ne peut pas se contenter de juste inviter au restaurant du coin pour faire plaisir. Cela demande de la créativité… pour un manager, chercher une idée d’événement peut devenir une façon de montrer sa reconnaissance.
Une recherche de McKinsey indique que les discussions informelles sont souvent au cœur de la résolution efficace des problèmes, car elles permettent des échanges d’idées libres de contraintes. En effet, la libération des échanges et des idées au cours de moments informels peut aider à générer des idées concrètes pour résoudre des difficultés collectives.
L’informel permet de prendre la température d’une équipe
Multiplier les moments informels est une excellente façon d’affiner son écoute active. Prendre quelques minutes pour échanger avec un collaborateur ou une équipe permet de mieux saisir les besoins, d’identifier les obstacles ou de découvrir des opportunités.
Un manager qui pratique de courtes pauses pour discuter individuellement avec ses collaborateurs peut repérer des signaux faibles ou des préoccupations qui lui échapperaient dans un cadre plus formel comme une réunion.
On ne va pas vous demander de dévisser votre porte pour officialiser que vous êtes à l’écoute. Mais rien ne vaut 10 minutes un vendredi soir avant de se dire « bon weekend » pour vérifier qu’un nouvel arrivant s’intègre bien ou que le souci identifié la veille se résout comme prévu.
L’informel crée de nouveaux moments de feedback
Le feedback dans une équipe est essentiel et doit être utilisé régulièrement. Les moments d’échanges informels vont offrir de nouvelles opportunités pour un manager de faire un retour. Face à des propos spontanés de collaborateurs, souvent plus sincères et authentiques que ceux obtenus dans des réunions, un moment informel peut s’avérer être plus impactant qu’une discussion planifiée. Au manager de sentir quand l’informel est un atout.
Connaissez-vous la méthode « walk-and-talk » (discussions en marchant) ? Le coaching en marchant a fait ses preuves et nous aimons beaucoup le proposer. Le mouvement favorise une parole libre et naturelle, en dehors du bureau. Alors pourquoi ne pas proposer des promenades pour aborder des sujets professionnels ?
Lors d’un accompagnement, un manager m’a raconté que lorsqu’il doit dire à quelqu’un que quelque chose ne va pas, il le fait ailleurs qu’au bureau, dehors, en marchant, pour créer une intimité et une légèreté qui favorisent l’authenticité et permettent de trouver des solutions plus rapidement.
L’informel renforce la motivation et développe la reconnaissance
La reconnaissance ne se limite pas aux aspects financiers. Un simple échange informel peut être un puissant levier de motivation : féliciter spontanément un collaborateur ou s’enquérir de son bien-être renforce son engagement.
Un manager qui prend cinq minutes pour encourager ses équipes lors d’une journée particulièrement chargée peut avoir un impact significatif sur le moral et la productivité.
L’informel permet de développe son influence pour mieux partager ses idées
Les managers ont bien intégré l’importance de l’art de convaincre dans les discussions pour performer.
Les échanges informels offrent une opportunité en posture d’influence. Ils permettent de préparer le terrain aux décisions futures. Dans un cadre détendu, les collaborateurs sont souvent plus réceptifs aux nouvelles idées, car ces moments permettent des échanges libres, où ils peuvent exprimer leurs préoccupations ou poser des questions en toute transparence.
Informel, écoute active et reformulation vont aider à ajuster les arguments, renforcer la confiance et influencer positivement les interlocuteurs. Par exemple, avant de finaliser une nouvelle idée ou un projet que vous hésitez à présenter, vous pouvez l’évoquer plus ou moins subtilement lors d’une pause-café. Ce petit test informel vous aidera à évaluer l’intérêt avant une présentation plus officielle.
L’informel est un élément clé de son leadership d’influence
Le leadership d’influence se construit autant dans les échanges informels que dans les actions formelles. C’est lors de ces moments informels que la crédibilité et la confiance dans le manager se construisent.
Le manager a tout à gagner à développer une présence authentique et à être disponible pour échanger sans contrainte avec les collaborateurs. Pour cela, il doit être dans une réelle intention d’écoute, de partage, d’échange avec les collaborateurs. S’il se force, c’est le contraire qu’il va renforcer. Au-delà de l’équipe, les discussions informelles au sein de l’entreprise en interservices vont souvent permettre de faire avancer les idées comme les projets. D’après le Harvard Business Review, les réseaux informels au sein des organisations peuvent influencer la prise de décision plus que les structures hiérarchiques formelles.
Une étude de McKinsey montre que le leadership basé sur l’influence plutôt que sur l’autorité formelle peut augmenter la performance d’une équipe de 20 à 25 %. Pourquoi s’en priver ?
Quid des moments informels à distance ?
La question de l’informel en distanciel est une grande difficulté des managers. Comment transposer la machine à café à distance ? C’est votre créativité qui va être primordiale. Selon les organisations de travail, selon les outils de travail partagés et selon la connaissance des besoins et des emplois du temps des collaborateurs, les managers ont un panel large pour créer de l’informel. Cela requiert la mise en place de rituels à l’instar des réunions hebdomadaires.
Les idées ne manquent pas :
- La minute « comment çà va ? » : si un collaborateur se connecte tôt le matin ou a l’habitude de reprendre tôt après sa pause déjeuner, les échanges autour d’une tasse de café même à distance sont riches en échanges.
- Le Chat de groupe : quel que soit l’outil digital partagé que vous utilisez, il est facile de créer un groupe pour l’informel, plus dédié aux échanges légers, aux informations non professionnelles. Modéré avec soin, il peut être le lieu pour prendre le pouls de l’équipe. Echanges de recettes, conseils de parcours de running autour du bureau ou recommandations de restaurants… la cohésion se trouve là aussi.
- L’appel téléphonique : au cours d’une semaine intense de son collaborateur, prendre le temps de passer un appel direct est souvent un levier de reconnaissance important.
Il est indispensable pour le manager d’être créatif et tester différentes choses pour continuer à instaurer de l’informel avec les équipes même à distance. Et le manager ne doit pas oublier qu’il n’est pas seul, les collaborateurs aussi peuvent avoir plein d’idées si on leur demande. Parfois ils ne répondront pas tout de suite, laissez-les chercher et trouver.
Avec la prépondérance du digital et du télétravail, et est plus que jamais essentiel de favoriser les moments informels dans le management actuel : ils favorisent la cohésion d’équipe, offrent l’opportunité d’évaluer l’ambiance générale, encouragent la créativité et constituent des occasions précieuses pour influencer et partager ses idées. La dimension humaine garde une place croissante dans le management moderne.
Alors managers, ne lâchez rien ! Continuez à intégrer ces échanges informels dans votre quotidien. Et trouvez le juste équilibre entre interactions formelles et informelles. Avec un double bénéfice : Cela permet de fluidifier la communication et d’adopter un style de leadership plus centré sur l’humain.