Réussir ses 100 premiers jours en tant que manager
Les clés pour une prise de fonction réussie
La prise de fonction de managers : Les 5 erreurs à ne pas commettre
Prendre une fonction de manager pour la première fois n’est pas anodin. Il y a beaucoup de fantasmes, de projections, de craintes associées à cette fonction. Chacun d’entre nous a en tête des « managers mentors » qui l’ont marqué ou encore des managers qu’il a trouvé particulièrement mauvais. En tout cas, personne ne commence cette prise de poste de façon totalement neutre. Certains pièges peuvent entraver le succès d’un nouveau manager. Nous allons en balayer quelques-uns.
• Ne pas écouter suffisamment
La tentation peut être grande de vouloir montrer rapidement que l’on sait ce qu’il faut faire. Résultat : le manager parle plus qu’il n’écoute et il risque de manquer de compréhension des besoins individuels et collectifs des membres de son équipe. Il peut passer aussi à côté des enjeux spécifiques de de son service, voire de l’entreprise. Prenez donc le temps d’écouter vos collaborateurs, vos collègues, vos pairs, vos propres managers …
• Agir trop rapidement
Le manager peut ainsi vouloir montrer à sa hiérarchie qu’il est la bonne personne et qu’il agit. Agir trop vite est la conséquence directe d’un manque d’écoute. En voulant aller trop vite, le nouveau manager peut créer du mécontentement au sein de l’équipe et provoquer même des conflits. Il vaut mieux être dans une « logique homéopathique » plutôt que dans une démarche de « chirurgie lourde ». Un nouveau manager qui modifie trop vite les façons de faire du service, va induire une conduite du changement trop brutale et de fait non efficace. Cette façon de faire peut tuer la confiance dans l’œuf. Agir trop vite peut finalement s’avérer contreproductif.
• Ne pas être assertif dans sa communication
Troisième erreur managériale : donner des directives vagues, avoir une communication ni transparente ni précise. Les collaborateurs sont alors perdus et les missions menées sont de fait inefficaces. Cela arrive quand le nouveau manager ne vérifie pas suffisamment que les attentes et les objectifs sont bien compris. Cela peut mener les collaborateurs à perdre le sens et la motivation quant à leur mission. Pensez à développer une communication assertive.
• Ne pas envoyer ni demander du feedback
Les collaborateurs apprennent à travailler avec une nouvelle personnalité, de nouvelles façons de faire. Ils ont besoin de façon encore plus importante que d’habitude savoir où ils en sont, ce qui va, ce qui ne va pas afin de pouvoir se réajuster très rapidement. Ils ont besoin d’encouragements, de félicitations aussi. C’est préférable pour un nouveau manager d’inculquer la culture du succès dès le début en sachant célébrer les réussites, et en donnant et sollicitant des feedbacks. Ce serait une erreur de ne pas solliciter ou prendre en compte les retours des collaborateurs, des homologues ou des N+1. Le manager pourrait passer à côté d’opportunités d’amélioration et de réajustement au fil de l’eau. Instaurez la culture du feedback dans votre équipe.
Pour tout savoir sur le feedback, c’est ici
• Ne pas intégrer l’ADN de l’entreprise et de l’équipe
Chaque structure à ses codes, ses façons de faire. Aller à l’encontre de « l’histoire de l’entreprise » est contre-productif et cela risque de provoquer une forte résistance au changement. Cela peut même dépasser le cadre de l’équipe et toucher aux autres départements. Le manager peut rapidement se mettre beaucoup de personnes à dos ! Comprenez et prenez en compte la culture de l’équipe.
Les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir sa prise de poste de manager
Une fois ces 5 erreurs bien comprises, quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour faire de son nouveau poste une véritable réussite et atteindre des résultats tangibles ?
1 – Se préparer en amont et avant toute forme d’action
Il est crucial de demander à sa hiérarchie ce qui est attendu vraiment du poste de manager qui va être occupé. Savoir quels sont les défis auquel il va falloir s’attaquer, les attentes versus le poste et connaître les difficultés éventuelles à venir. C’est valable pour le manager qui est déjà dans l’entreprise mais qui n’a pas forcément connaissance de ces différents points et bien évidemment encore davantage quand une personne vient de l’extérieur. Il faut vraiment s’intéresser au poste spécifique qui va être le vôtre en posant des questions au N +1, au service RH, éventuellement aux clients internes, afin de mieux connaître les enjeux. Cela veut dire qu’il faut aller en profondeur et au-delà du superficiel dans son questionnement pour bien comprendre les tenants et les aboutissants du poste.
Dans la continuité, le manager doit demander une feuille de route avec des objectifs d’activité mais aussi de savoir être attendus et de mise en place de nouveaux fonctionnements. Le mieux est la création d’un plan structuré avec des objectifs clairement définis pour les trois premiers mois.
Et bien évidemment, dans cette phase de préparation le futur manager doit se renseigner sur l’entreprise et le service pour mieux appréhender l’historique, les valeurs et si possible les pratiques déjà en vigueur. Il peut aussi échanger avec des managers d’autres services qui sont en poste afin de mieux se préparer à cette nouvelle fonction.
2 – Poser les bases d’une communication assertive dès le début
Le management c’est 20% de savoir-faire, d’utilisation d’outils, etc. et 80% de savoir-être. Comment je me gère en tant que personne et comment je gère les relations interpersonnelles que je peux avoir avec les autres ?
Un nouveau manager est forcément observé par ses collaborateurs et il se doit d’être modélisant notamment dans le domaine de la communication. Il doit réussir à dire parfois des choses difficiles mais toujours dans le respect de la personne. Efficacité et bienveillance ; c’est cela l’assertivité. Cela va permettre aux managers de développer rapidement des relations basées sur la confiance avec sa nouvelle équipe. Cette forme de communication efficace assoit également la légitimité du manager. Il s’agit d’être clair et de rester accessible et à l’écoute en même temps. Un manager assertif réussit également à féliciter individuellement et collectivement car il sait que c’est un puissant levier d’engagement.
Pour aller plus loin, lire l’article Manager c’est communiquer
3 – S’adapter à l’ADN de l’organisation
S’adapter à son nouveau contexte peut être la partie la plus délicate pour le nouveau manager surtout si c’est à l’opposé des pratiques habituelles qu’il avait dans son poste précédent. C’est pour cela que nous avons autant insisté dans la phase de préparation sur ce point. Il faut déjà bien se renseigner sur la culture de l’entreprise pour voir si on se sent en adéquation avec elle. En effet, ça peut toucher à des valeurs, des convictions profondes et il faut être capable d’apprendre les normes sociales et professionnelles de l’entreprise pour s’aligner avec sa culture tout en apportant de façon « homéopathique » sa propre touche.
Dans un premier temps, il est essentiel pour le manager de faire preuve de flexibilité et d’agilité pour s’adapter. C’est la meilleure façon de faire si le manager veut faire passer peu à peu ses idées… Il peut aussi évaluer les processus existants et identifier des zones d’amélioration potentielles sans chercher à « tout casser » !
4 – Gérer ses priorités et celles de l’équipe
Dans un monde du travail où tout se bouscule et où nous sommes noyés d’informations – l’infobésité est une réalité – il est essentiel de savoir repérer ce qui est prioritaire de ce qui est accessoire. Réussir à s’organiser, à repérer les actions réellement efficaces pour prioriser le temps à accorder à chacune est une véritable compétence pour tout nouveau manager. Aujourd’hui, il est préférable d’être dans l’efficience – c’est-à-dire mettre l’énergie nécessaire dans une action à forte valeur ajoutée – que d’être dans l’efficacité à tout prix qui peut prendre beaucoup trop de temps pour des actions sans réel intérêt…
Stephen Covey est très éclairant sur cet aspect avec son approche à 3 niveaux :
- Sur quoi puis-je réellement agir ? Le pouvoir d’action réel d’un manager se situe sur une partie de son organisation, sur le cadre posé et les règles du jeu définies avec son équipe, sur sa communication et la façon dont il souhaite qu’on communique dans l’équipe.
- Quelle est ma zone d’influence ? Cette zone numéro 2, celle de l’influence, n’est accessible que quand la zone numéro une est parfaitement remplie. C’est là que le manager va pouvoir utiliser sa matrice des alliés pour faire avancer ses projets… Par exemple en interne comment établir des connexions avec d’autres départements pour une collaboration interservices plus fructueuse ?
- Quelle est ma zone de préoccupation ? La 3ème zone que Covey appelle la zone de préoccupationsest celle sur laquelle le manager ne peut absolument pas agir ni avoir aucune influence. Il ne doit donc pas perdre son temps sur cette zone car cela s’avérerait inefficace. C’est par exemple tous les sujets sur lesquels le nouveau manager n’est absolument pas attendu (la stratégie de l’entreprise par exemple) !
5 – Partager sa vision et accompagner le changement permanent
La société évolue de plus en plus vite et l’innovation est au cœur de la performance de toute organisation pour satisfaire des clients de plus en plus versatiles. Pour gérer cela au mieux, tout manager doit créer au sein de son équipe une philosophie d’amélioration continue et de créativité permanente. Et bien évidemment au service du projet d’équipe afin de donner du sens aux évolutions. Il est important que le nouveau manager soit clair sur sa vision de la raison d’être de l’équipe et en reflet sur ses attentes. Il arrive dans le poste et dans l’équipe donc il a tout intérêt à être dans une réflexion collective sur le sujet s’il veut embarquer les collaborateurs dans un projet qu’ils connaissent mieux que lui !
Pour accompagner le changement dans un environnement incertain, les questions à se poser sont : Comment initier en permanence des changements stratégiques bénéfiques à moyen et long terme ? Comment gérer cela efficacement sans perturber l’équilibre existant et en maintenant la motivation et l’engagement des collaborateurs ?
C’est au manager que revient la charge de donner le ton et de mettre en place les façons de faire qui permettront de remettre en cause l’existant pour s’améliorer en permanence en étant en phase avec le projet commun du service. Petit à petit, les collaborateurs suivrons et prendront l’initiative….
6 – Atteindre les objectifs et mesurer les avancées
Tout manager doit bien garder à l’esprit que sa mission principale est d’atteindre des objectifs et de contribuer à la performance de l’entreprise. Cela signifie tout d’abord qu’il doit savoir fixer des indicateurs de performance qui soient clairs, mesurables et réalistes à la fois.Pour cela, le manager va négocier avec chacun des objectifs Smart (Spécifiques, Mesurables, Ambitieux et en même temps Réalistes et temporisés).
Pour maintenir la motivation de ses collaborateurs, le manager doit les mettre en position de succès et cela rapidement. Ça permettra aussi de montrer la crédibilité des objectifs fixés pour l’équipe et par effet de ricochet la légitimité du manager.
Pour atteindre les objectifs, le manager va faire grandir au fur et à mesure ses collaborateurs dans une logique de manager coach en aidant chacun à progresser sur les points qui peuvent vraiment l’aider à performer. Le manager pourra se faire aider par certains collaborateurs experts et pédagogues qui pourront former leurs collègues et ainsi les aider à s’améliorer.
Pour suivre la performance, il est vivement conseillé au manager de mettre en place des rituels collectifscomme des réunions d’équipe où il pourra partager les meilleures expériences de ses collaborateurs et des rituels individuels comme des points mensuels pour suivre l’avancement des progrès de chacun des collaborateurs afin d’atteindre les résultats demandés.
Enfin, le manager doit s’autoriser à réajuster le plan initial en fonction des résultats obtenus et des feedbacks. Il doit créer une logique de « Test and Learn » car tout est amené à évoluer dans le temps !
En synthèse, réussir sa prise de poste en tant que manager nécessite de multiples compétences. Le manager doit rester aussi réaliste que possible et en intelligence de situation et s’autoriser le droit à l’erreur afin de rester engagé, pro-actif et dans une logique pour lui-même d’amélioration continue.
Nous vous invitons à regarder tous les succès que vous engrangez et pas seulement les difficultés rencontrées. Être manager c’est déjà accepter de gérer sa frustration ! Tout ne sera pas réussi dans ces 100 premiers jours !
Nous vous encourageons à élaborer votre propre plan d’action personnalisé, en suivant les conseils de cet article, pour grandir en tant que manager.Et quoi de mieux que de suivre une formation chez Inspirations Management ou de bénéficier d’un coaching individuel pour réussir ce challenge ! 😊