La découverte et la préparation

Pourquoi investir dans la phase de découverte et de préparation ? 

• Pour avoir une vision claire et précise de l’ADN et de la culture de l’entreprise, et aussi du contexte des managers concernés par l’accompagnement.
• Pour comprendre de façon précise les besoins individuels et collectifs de montée en compétence managériale des bénéficiaires de la formation.
• Pour développer un parcours de formation véritablement « sur mesure ».
• Pour co-construire, au sein d’un comité de pilotage regroupant des membres de l’entreprise cliente et l’équipe Inspirations, tous les éléments du parcours de formation : le dispositif, les contenus, les itinéraires pédagogiques, les exercices et les cas pratiques.

Pour cela, nous investissons dans la phase de découverte : interviews de différents acteurs de l’entreprise y compris les bénéficiaires de l’accompagnement voir de leurs collaborateurs, immersion terrain pour comprendre le contexte des participants à notre formation, pour intégrer parfaitement leurs enjeux, immersion documentaire pour mieux comprendre l’entreprise (organigrammes, fiches de poste, règles de fonctionnement …) et les outils de travail internes.

Puis nous abordons la phase de préparation en étroite collaboration avec nos contacts dans l’entreprise pour préparer et valider tous les éléments du dispositif de formation : déroulé, modalités, contenus, pédagogies, exercices, cas pratiques. Nous insistons sur l’implication de nos clients dans la préparation notamment des exercices et cas pratiques adaptés au quotidien des participants. C’est la condition d’une transposition rapide et pérenne des apports dans le quotidien de chacun. L’objectif est que les participants se disent pendant la formation : “on est vraiment en train de me parler de moi, de me faire travailler sur des situations qui sont celles de mon quotidien.”

Le principe de co-construction d’un dispositif « sur mesure » est effectif dès la phase de découverte du contexte.

Comprendre la réalité quotidienne des managers permet de concevoir un parcours réellement adapté à leur situation opérationnelle. Les phases de découverte et de préparation nous permettent d’être en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.

• Avant toute chose, pour réussir nos projets de montée en compétence, il est essentiel d’aller rencontrer un panel représentatif de managers. Pour comprendre leurs enjeux, leurs problématiques, les spécificités de leur métier, les difficultés rencontrées, leurs doutes, et parfois même leurs scepticismes face au projet, … et aussi leurs objectifs, leurs attentes, leurs souhaits quant au dispositif de formation auquel ils vont participer. C’est aussi un moment clé pour commencer à « créer de l’alliance » avec les personnes rencontrées et provoquer une viralité positive à propos de l’accompagnement.  Nous proposons aussi, en complément de ces interviews ou rencontres, d’envoyer un questionnaire individuel à l’ensemble des participants pour les mettre en mouvement par rapport à leur formation, recueillir leurs attentes et leur permettre de partager sur les situations concrètes de leur quotidien pour lesquelles ils souhaitent des réponses pendant la formation.  
• Il est bien-sûr tout aussi important pour comprendre le contexte de rencontrer des membres du Comité de Direction et de la DRH pour se faire présenter la stratégie de l’entreprise, les attentes vis-à-vis des managers, les procédures et les outils RH de l’entreprise, et les outils utilisés par les managers dans leur quotidien. Nous proposons aussi d’échanger avec les managers N+1 des populations concernées pour avoir leur regard opérationnel sur le contexte et les besoins de leurs collaborateurs.
• Pour renforcer notre compréhension de l’entreprise et du contexte, nous proposons, quand cela nous semble nécessaire, des modalités d’immersion terrain : accompagnement d’un manager ou d’un collaborateur de l’entreprise dans sa journée de travail, visites en agence ou en point de vente, participation à une réunion commerciale, interviews de collaborateurs de managers concernés … l’important est d’envisager ensemble les modalités qui nous permettront d’avoir la vision la plus fine et la plus complète du quotidien des collaborateurs de l’entreprise.

La mise en place d’un « comité de pilotage » est un élément pivot de la réussite du dispositif.

Ce comité de pilotage est constitué d’acteurs représentatifs du projet côté client et côté Inspirations Management. Les participants sont généralement en partie fixes (les chefs de projet côté client et côté Inspirations) et en partie tournants pour enrichir les angles de vue et aussi s’adapter aux contraintes d’agenda de chacun.

La vocation du comité de pilotage et de la phase de découverte est de prendre les orientations, décisions, arbitrages nécessaires à la réalisation optimale du processus, et cela à chaque étape clé et tout au long du déploiement du dispositif de formation.

Les missions du comité de pilotage que nous définissons ensemble peuvent comprendre :

• Poser le cadre du projet, définir les orientations de l’accompagnement
• Déterminer les KPI du dispositif et suivre son efficacité en déterminant les critères de mesure de l’efficacité 
• Partager toutes les informations utiles à l’efficacité du parcours d’accompagnement
• Anticiper les éventuelles difficultés ou les freins possibles
• Choisir un nom porteur de sens pour le dispositif d’accompagnement
• Optimiser la communication sur le dispositif auprès de tous les acteurs concernés
• Décider des modalités d’accompagnement
• Valider tous les éléments du dispositif : contenus, déroulé, modalités pédagogiques, exercices, cas pratiques, supports participants, validation des acquis, travail intersessions … 
• Valider les intervenants et les modalités de leur habilitation
• Mettre en place des modalités de suivi administratif, qualité et pédagogique 
• Assurer et suivre le déploiement de l’accompagnement
• Assurer le suivi qualité du dispositif à chaud et à froid et mesurer son efficacité
• Ajuster le dispositif au fur et à mesure de son déploiement si nécessaire

Le comité de pilotage permet de travailler en co-construction dans une optique d’amélioration continue. Il permet de faire un bilan planifié quantitatif et qualitatif au fur et à mesure du déploiement du dispositif en nous appuyant sur les retours des formateurs, des participants et des N+1 (pour en savoir plus, découvrez notre page « la mesure de la performance »). C’est dans le cadre du comité de pilotage que nous formulons des recommandations pour améliorer le dispositif, faire vivre la formation dans la durée et préparer les futurs ateliers et modalités.

Nous adaptons le nombre, la fréquence et la durée des réunions du comité de pilotage, en intelligence de situation, aux enjeux du projet aussi bien qu’aux contraintes de nos interlocuteurs. Pendant cette phase de découverte et de préparation, les réunions du comité de pilotage n’ont pas vocation à être le lieu de production des contenus de nos interventions ; c’est notre métier et notre expertise de construire tous les éléments de la formation. Le comité de pilotage est le lieu privilégié de questionnement, de réflexion, de validation et de suivi qui nous permet ensuite de construire puis d’ajuster le dispositif sur-mesure le mieux adapté aux objectifs de notre projet.