Has been les rituels managériaux ? Pas du tout !

Qu’est-ce qu’un rituel managérial en 2023 ?

Dans le cadre de l’entreprise, un rituel managérial peut se définir comme un moment récurrent à 2 ou à plusieurs. Cette définition induit 3 choses :

1. Les rituels vont permettre de sanctuariser du temps pour le management, 
2. Ces temps doivent être individuels et collectifs,
3. Ils sont fixes et s’inscrivent dans la durée.

Définir ou faire évoluer les rituels de l’équipe induit pour le manager de se poser la question du temps qu’il souhaitemais aussi qu’il peut consacrer au management, par semaine ou par mois. 

Les rituels font partie des fondamentaux d’une équipe performante. A l’heure des outils digitaux et de l’explosion du télétravail, les managers ont parfois eu du mal à maintenir ces pratiques de façon régulières. Pourtant, ce sont des moments extrêmement aidants pour les managers pour partager la vision, être à l’écoute de ses collaborateurs et promouvoir un sentiment d’appartenance au sein de son équipe.

Les rituels managériaux sont donc des moments stratégiques pour le manager afin de prendre le pouls de son équipe et avancer dans la réalisation du projet commun. Ils vont lui permettre de renforcer la cohésion, de solliciter l’intelligence collective et aussi de faire passer des messages.

Pourquoi mettre en place des rituels ?

Les bénéfices d’installer des rituels dans son équipe sont nombreux :

– Créer des routines qui fournissent un cadre d’organisation et ainsi réduire l’incertitude et le stress.

– Aligner tout le monde sur les enjeux et les objectifs de l’équipe, et vérifier individuellement ou collectivement que chacun a bien intégré ce qu’on attend de lui et met bien en place sa feuille de route.

– Communiquer de façon efficace, en étant sûr que chacun a entendu et aussi compris les messages, en favorisant les échanges ouverts et l’expression des questions, en partageant les difficultés et les succès, et en résolvant rapidement les problèmes qui se posent.

– Renforcer la cohésion dans l’équipe et créer un sentiment d’appartenance au collectif en donnant des temps récurrents aux membres de l’équipe pour se connaître, échanger et construire la confiance.

– Se renouveler et innover, en challengeant régulièrement l’existant et en impliquant tout le monde dans l’amélioration continue.

Les erreurs à éviter : ne pas être dans le TROP

Pour réussir ses rituels, c’est à dire pour qu’ils soient au service de l’efficacité de l’équipe et aussi que les membres de l’équipe se les approprient, il est important d’être conscient des écueils qui peuvent rendre ses rituels contre productifs, ce qui entrainerait de la désaffection ou de la démotivation.

• Mettre en place trop de rituels. Il faut trouver le juste dosage dans ses rituels, pour soi et aussi pour ses collaborateurs, et donc choisir judicieusement le type, le nombre, la périodicité et la durée de ses rituels. 
• Être trop souple dans ses rituels. Il est important quand on décide d’un rituel, de le respecter et de le faire respecter par tous, faute de quoi il perdra son sens et sa crédibilité. 
• Être trop rigide dans ses rituels. Le monde évolue, les règles de fonctionnement doivent aussi s’adapter. Il est important d’adapter les rituels à l’évolution des besoins de son équipe et de son entreprise. 
• Imposer les rituels sans concertation. Les rituels sont au service de la réussite de l’équipe. Et ceux qui savent le mieux ce dont ils sont besoin pour réussir leur mission, ce sont les membres de l’équipe. Il est donc important de construire puis de réviser les rituels dans leurs modalités comme dans leurs contenus avec son équipe.

Les clés de réussite de ses rituels

Voilà quelques conseils pour que ses rituels managériaux soient une source à la fois de motivation pour ses collaborateurs et de performance pour l’équipe. 

• Allier formel et informel. Comme on l’a vu, les rituels doivent être individuels et collectifs. Dans les 2 cas ils doivent aussi allier du formel et de l’informel. Que ce soit pendant le même rituel (En individuel : commencer dans un entretien par prendre des nouvelles de son collaborateur avant de lui donner un feedback sur son travail – En collectif : faire un tour de table en demandant la « météo » de chacun) sur  ou que ce soit de façon séparé (En individuel : prendre un café ou aller déjeuner avec un collaborateur pour savoir comment il va en dehors des entretiens de suivi d’activité planifiés – En collectif : organiser un repas d’équipe décorrélé des réunions d’équipe). 

Au niveau individuel l’informel permet de connaître son collaborateur, de créer une relation de qualité et de comprendre ses sources de motivation ; au niveau collectif il permet de faire en sorte que les collaborateurs se connaissent et de susciter la confiance qui est une condition d’un collectif performant.

• Favoriser les interactions et l’expression de toutes les idées. A chaque fois qu’on demande à des acteurs de l’entreprise ce qu’ils attendent de leur manager, la réponse est immuablement : plus de disponibilité et de réelle écoute. Il est essentiel qu’un rituel individuel comme collectif permette aux collaborateurs de s’exprimer, de se sentir écoutés et entendus. C’est un élément clé de motivation et donc d’engagement. Ce n’est pas un hasard si dans nos formations nous faisons travailler les managers sur l’écoute et le questionnement. D’autre part, dans un environnement incertain, les entreprises ont besoin de toutes les idées de leurs collaborateurs. Cela passe par des réunions collaboratives qui permettent de susciter l’intelligence collective. (Lire notre article Développer sa communication assertive pour booster la dynamique d’équipe)

• Impliquer et responsabiliser les collaborateurs. Les rituels sont au service de votre management, mais tout autant des collaborateurs pour avancer efficacement dans leur travail en ayant des moments où ils pourront avoir des réponses à leurs questions et s’assurer que leur travail est correct et qu’ils vont dans le bon sens. Pour que les collaborateurs s’approprient les rituels comme des moments utiles pour eux, rien de mieux que de leur demander ce qu’ils attendent de ces moments.

• Se préparer et faire préparer. L’efficacité d’un rituel est plus liée à la qualité des échanges qu’au temps qu’on lui consacre. La meilleure façon d’optimiser la qualité d’un entretien individuel ou d’une réunion est que chacun des acteurs en connaisse le sujet ou l’ordre du jour à l’avance et vienne en ayant préparé sa réunion. 

• Coconstruire et challenger en équipe les rituels. Une équipe est constituée d’individus réunis pour réaliser des tâches et atteindre des objectifs ensemble. Les rituels sont au service de l’équipe. Ils doivent donc être construits et challengés collectivement afin que chacun y trouve son compte et qu’ils soient au service de la performance individuelle et collective.  

Les rituels individuels

Les rituels individuels ont comme objectif principal d’accompagner chaque collaborateur dans son travail et aussi dans ses évolutions.

Cela comprend donc les points « one to one » et les entretiens plus formels prévus par l’entreprise. Et aussi, il est essentiel de ne pas l’oublier, des temps individuels informels, comme par exemple déjeuner avec chaque collaborateur de temps en temps.

La périodicité, la durée et le contenu d’un rituel individuel vont être très variables d’un contexte professionnel à un autre. Et aussi d’un collaborateur à un autre, même si le principe d’un rituel est qu’il n’est pas optionnel et qu’il concerne tout le monde. C’est donc dans une même équipe en premier lieu le contenu qui peut varier pour chacun. Et bien-sûr la durée ; on passera évidemment plus de temps avec un nouveau collaborateur, ou avec un collaborateur qui rencontre une difficulté ou est soumis à un nouveau challenge.

La principale question que doit se poser le manager est l’utilité du rituel pour lui et aussi pour son collaborateur ; l’intérêt croisé va être la clé pour que le rituel soit efficace. Il est donc challengeant mais essentiel de questionner chaque collaborateur sur ses attentes et ses besoins pour que le moment lui soit le plus utile possible. De plus, cela le met dans une logique de coresponsabilité.

Les rituels collectifs

Les rituels collectifs sont là pour motiver, fédérer et faire de l’intelligence collective.

Là aussi, il s’agit de déterminer ensemble les modalités de ces temps collectifs. Interroger les collaborateurs pour savoir ce qu’ils en attendent, quels formats et quelles durées leur conviendrait le mieux et quels sujets il serait le plus pertinent de traiter ensemble. 

Il y a bien sûr les rituels collectifs formels comme par exemple des réunions d’équipe mais il y a aussi des temps informels à prévoir avec ses collaborateurs. Par exemple, fêtez les anniversaires, les succès et tous les événements de la vie qui permettent aux gens d’échanger dans un cadre « plus léger » et d’accroître la connaissance de chacun. Une équipe efficace est une équipe où on a aussi du plaisir à se retrouver, à partager, à plaisanter.

Renouveler ses rituels managériaux

Si les rituels restent une clé d’un management d’équipe efficace, leurs formats et modalités doivent évoluer pour s’adapter à la fois aux nouveaux contextes de travail, à la pression du quotidien et aux nouvelles aspirations des collaborateurs. Pour cela il est essentiel de challenger ses habitudes et de prendre en compte pour renouveler le fonctionnement de l’équipe quelques idées clés au service de l’efficacité :

• Des rituels courts et répétés – C’est un fait acquis mais qui n’est pas assez suivi d’effets : on passe trop de temps en réunion sans que cela est un impact mesuré sur la performance, parfois même au détriment de la performance. Les organisations efficaces mettent en place des rituels courts mais plus récurrents ; Plutôt qu’une réunion hebdomadaire d’1 heure, un point « 5 minutes » ou une réunion debout de 10 minutes chaque matin pour démarre la journée. Si vous trouvez que vous n’avez pas le temps de traiter tous les sujets en réunion, réduisez leur durée ! Cela vous obligera à choisir les sujets essentiels à traiter qui nécessitent la présence de tous. Et si vous avez une information, à faire passer, privilégiez d’autres canaux ; si on est en collectif c’est pour faire du collectif. Et c’est pareil en individuel ; rendez-vous disponible plus souvent et instituez la culture de l’échange et du feedback au quotidien, ou en tout cas régulier.
• Des rituels délégués – Avez-vous besoin d’être là tout le temps pour que votre équipe fonctionne ? Si c’est le cas, que se passe-t-il quand vous êtes en déplacement oui en vacances ? Dans le même ordre d’idée, qui prépare et anime les réunions d’équipe ? Vous seul ? D’autres membres de l’équipe ? Si tout passe par vous il est urgent que vous challengiez votre besoin de contrôle pour vous ouvrir à un management plus délégatif et responsabilisant. Qui vous permettra aussi de gagner du temps. Bien-sûr les rituels sont un outil managérial et donc il ne s’agit pas de tout déléguer. C’est bien à vous notamment de mener les entretiens individuels. Par contre comme on l’a vu vous pouvez rendre chaque collaborateur coresponsable de l’entretien dans son contenu comme dans sa dynamique. De même vous pouvez déléguer la préparation et l’animation de tout ou partie de vos réunions à des membres de l’équipe. Il y a même des équipes ou la préparation, l’animation et le compte rendu des réunions d’équipe est tournant entre chaque membre du collectif.
• Des rituels collaboratifs – Pour être efficace et motivant, un rituel individuel comme collectif ne doit pas être un monologue du manager. Le collaboratif est à la fois une aspiration des individus (et pas seulement des jeunes générations) et donc un levier de motivation, et une source importante de performance par l’intelligence collective qu’elle génère. 
  Pour cela il y a 3 clés :
  – Challenger son besoin de contrôle pour lâcher prise et favoriser l’expression de toutes les idées,
  – Mettre en place en individuel comme en collectif les conditions d’une vraie écoute pour prendre en compte les idées de chacun,
  – Instaurer des modalités de fonctionnement collaboratifs en réunion, si besoin en se formant aux modalités pédagogiques le permettant. (Lire notre article Les 3 clés pour des réunions attractives et efficaces)

7 idées pour booster votre management 

Nous vous proposons de revisiter les rituels traditionnels avec 7 idées qui permettent de combiner les pratiques existantes en incluant les nouvelles réalités du monde du travail. 

1. Avoir aussi des rituels virtuels : Avec l’adoption du télétravail et des modèles de travail hybrides, les rituels virtuels sont devenus courants quand il n’est pas facile de se retrouver en présentiel. Ces rituels peuvent inclure des réunions d’équipe virtuelles régulières, des pauses café virtuelles, et des événements de team-building en ligne (organiser par exemple des jeux en distanciel, des escape games). N’hésitez pas pour réussir ces rituels à utiliser les sous-salles pour faire réfléchir en sous-groupes et aussi pour créer des bulles d’interactions. Et optez pour un outil digital d’idéations pour partager les idées.
2. Ne pas oublier le bien-être physique et mental dans ses rituels : La prise de conscience de l’importance du bien-être mental et physique au travail nous invite à favoriser des rituels centrés sur le bien-être : respiration, yoga, séances d’exercices en groupe… Laissez-vous guider vers des pratiques plus corporelles. Nous proposons des séances de coaching en marchant, pourquoi ne pas proposer des réunions en mouvement quand vous le pouvez ? Une façon de faire du care management.
3. Intégrer des rituels de Reconnaissance : La reconnaissance des réussites et des contributions individuelles et d’équipe reste un élément clé des rituels en entreprise. Des cérémonies de remise de prix, des concours internes, des séances de partage de réussites, et d’autres formes de reconnaissance peuvent être intégrées régulièrement à ses rituels.
4. Penser amélioration continue et innovation : Des rituels tels que des sessions d’apprentissage hebdomadaires ou mensuelles, des hackathons, des vis ma vie ou des séminaires internes peuvent être utilisés pour encourager l’apprentissage continu, l’innovation et le partage des connaissances. Ce sont aussi des pratiques excellentes pour faire sauter les barrières internes, pour favoriser l’intergénérationnel et pour travailler en transverse.
5. Instaurer la culture du Feedback Continu : Les entretiens de feedbacks entre les managers et les collaborateurs, voir entre collaborateurs, sont des moments importants pour assurer la communication ouverte et l’amélioration continue. Proposés dans un cadre bienveillant et avec une communication authentique, ils sont source de performance.
6. Ne pas oublier les rituels d’Intégration : Avec un taux de rotation potentiellement plus élevé et l’arrivée de nouveaux employés, des rituels d’onboarding bien structurés sont cruciaux pour intégrer efficacement les nouveaux membres dans la culture d’entreprise et d’équipe. Organisez par exemple des déjeuners réguliers pour que les nouveaux rencontrent en petit comité d’autres collaborateurs venant d’horizons différents.
7. Prendre en compte l’IA dans ses rituels : Avec l’intégration croissante de l’IA dans les processus d’entreprise, de nouveaux rituels peuvent émerger pour assurer une communication et une collaboration efficaces entre les humains et les systèmes d’IA, ainsi que pour naviguer dans les défis éthiques et opérationnels associés. (Lire notre article sur l’impact de l’IA sur le management)

En conclusion, les rituels restent la clé pour s’engager individuellement et collectivement vers la réussite de son équipe et de son entreprise. Revisités en prenant en compte les nouveaux contextes, besoins et moyens, ils sont une source essentielle de performance.