Les clés pour repérer, comprendre et gérer la démotivation

Repérer la démotivation

Quand on pose la question, tout le monde est capable de citer des signes de démotivation : retards, baisse de la qualité du travail, retrait, attitude nonchalante, excuses … Repérer la démotivation, cela consiste donc en premier lieu à savoir observer. N’importe quel changement de comportement peut être intrinsèquement un signe de démotivation. Ce qui est essentiel c’est donc d’être attentif à ce qui change en négatif et qui se répète. Il vaut mieux agir vite face à une fatigue temporaire que laisser dériver un comportement négatif faute d’y avoir été attentif ou d’avoir agi à temps.

Ensuite, grâce à la relation de confiance que le manager a créé vis-à-vis de chaque membre de son équipe, il sera plus facile de déterminer les raisons de ce changement, et notamment de comprendre si elles sont d’ordre professionnel ou personnel, ce qui induira la réponse à apporter quand c’est possible. 

Déterminer le niveau de démotivation pour adapter sa réponse

Il est bien évidemment réducteur d’analyser les comportements de façon binaire selon le prisme motivé / démotivé. Il y a une gradualité dans la démotivation, et il est donc utile d’avoir une échelle pour analyser ce qui se passe et adapter sa réponse.

Nous avons choisi de distinguer 4 niveaux de démotivation pour aider les managers que nous accompagnons à agir à bon escient : Fatigue, Alibis, Dérives, Hors-jeu.

La FATIGUE est le niveau de démotivation le moins visible

C’est le premier niveau de démotivation, le plus “doux” et aussi souvent le moins visible. Il nécessite donc d’être attentif aux signaux faibles pour repérer la “fatigue” de son collègue : cela correspond à un collaborateur qui va se mettre en retrait, prendre un peu plus de temps pour faire les choses, éviter les contacts avec le management, moins participer lors des réunions….

L’ALIBI est le niveau 2 des comportements de démotivation

Dans ce second niveau de démotivation, le collaborateur va avoir des comportements plus visibles ou audibles à l’intérieur de l’équipe :  il peut râler, se plaindre en privé de l’entreprise, du management, des décisions prises, partir plus tôt en se cachant… Bien que cela reste encore dans les limites de l’acceptable et que cela ne se voit souvent pas à l’extérieur de l’équipe.

La DERIVE est un comportement de démotivation ni attendu ni acceptable

A partir de ce niveau 3, on arrive sur des comportements qui ne sont ni attendus ni acceptables, Le collaborateur peut par exemple se plaindre ouvertement de son management ou de l’entreprise, propager des rumeurs, chercher à rallier les personnes de l’équipe à son avis négatif, ne pas faire quelque chose de la façon qu’on lui demande … 

Le HORS JEU est le niveau maximal de démotivation

C’est le niveau maximal de démotivation, qui va se concrétiser pas des comportements inacceptables car en dehors des règles de l’entreprise : le collaborateur dénigre l’entreprise ou ses produits à l’extérieur, devant des clients, a une attitude de « NON » ouverte face à des demandes.

On voit bien à l’énoncé de ces 4 niveaux de démotivation qu’ils ne sont pas de même nature et qu’il faut y répondre de façon différenciée.

Adapter sa répondre de façon ajustée

Une fois le niveau de démotivation repéré, voilà quelques clés pour agir de façon ajustée.

Quelle posture adopter face à la FATIGUE ?

Face à ce premier niveau, il s’agit en premier lieu de comprendre ce qui se passe, puis de proposer si besoin une aide adaptée. La responsabilité du manager est donc de provoquer l’échange et de prendre le temps d’identifier l’origine du comportement observé, de faire exprimer les émotions et ressentis liés à la situation, d’écouter réellement pour comprendre ; pour ensuite demander au collaborateur ce dont il a besoin. En sachant que souvent cette écoute active sera suffisante pour une remise en énergie positive.

Quelle posture adopter face à l’ALIBI ?

L’alibi, c’est la plainte discrète, la phrase qui commence par si « si j’avais ça …, si on n’avait pas fait ça … ». Ici, il s’agit de trouver des solutions pour répondre à ce si… et de remettre le collaborateur dans sa zone de responsabilité, tout en l’alertant sur l’importance de rester sur les attendus de l’entreprise. A ce second niveau de démotivation, le manager doit provoquer l’entretien, enquêter, demander des faits, poser des questions et rappeler le cadre d’objectif et les attendus de l’entreprise.

Ces deux premiers niveaux sont dans la main du manager, c’est à lui d’inciter son collaborateur à corriger son comportement avant que le problème ne devienne plus grave. Le type d’action sera ici plutôt informel pour ne pas braquer son interlocuteur.

Si le problème devient plus grave, ce qui est le cas dans les deux niveaux suivants, le manager doit au minimum d’alerter sa hiérarchie et/ou son référent RH, voir se faire accompagner par eux dans la préparation ou la réalisation de son entretien managérial. Ces deux niveaux de démotivation sont à prendre très au sérieux et à traiter de façon beaucoup plus formelle. 

Comment réagir face à la DERIVE ?

Il s’agit d’une plainte ouverte de la part du collaborateur auprès des autres membres de l’entreprise ou d’actes hors cadre de travail. Attention, la démotivation est plus forte et il faut bien remettre la personne dans le cadre afin de ne pas la laisser dériver plus ni impacter toute l’équipe. Il est nécessaire de lui rappeler les règles du jeu et de la tenir au courant des conséquences à plus long terme de ses actes. Le manager doit donc mener un entretien de recadrage afin que les comportements inadaptés cessent au plus vite, tout en étant assertif et bienveillant et en cherchant à comprendre les causes de ce comportement.

Que faire face au comportement de HORS JEU ?

On est là au niveau maximal de comportements inadaptés liés à de la démotivation. Ici, la plainte est beaucoup plus insistante et le collaborateur n’hésite pas à critiquer l’entreprise, son équipe devant les clients, ce qui est inacceptable vis à vis de son employeur à qui on doit toujours loyauté. Le problème est donc grave et passible de sanctions dans de nombreuses entreprises. Ce qui justifie qu’il soit traité avec les instances supérieures. Le collaborateur va donc au minimum faire l’objet d’un entretien de recadrage qui sera tracé ; et ça pourra aller en fonction de la gravité jusqu’à un entretien disciplinaire.

Gérer la démotivation est source de performance

La motivation est un facteur important de la performance de l’équipe. D’une part, car motivé, le collaborateur sera plus efficace, d’autre part, car la motivation et la bonne humeur rayonnent et permettent de travailler dans une ambiance saine et joyeuse. Apprendre à repérer la démotivation et à trouver la bonne réponse pour entrainer à nouveau le collaborateur dans une spirale positive est donc nécessaire et indispensable afin de garder une équipe performante.

Didier Duffaut avec la collaboration des étudiants de L’IESEG Conseil Paris