L’e-mailïte, maladie des managers

Entre la lecture des mails, la recherche d’un message, le tri entre ce qui fait partie de son activité et ce qui n’a pas d’intérêt à être lu, ou le nettoyage de sa boite mails, un cadre passe aujourd’hui jusqu’à 25% de son temps sur sa messagerie électronique, temps qu’il ne passe donc pas à faire d’autres choses.

Bien souvent, c’est ce temps qui va manquer pour travailler sur les projets de fond, suivre son équipe…

Certaines entreprises commencent à réfléchir à une vie « sans mail », sans pour autant revenir en arrière elles réfléchissent à d’autres moyens de communication comme les réseaux sociaux professionnels ou autre chat. Microsoft a même institué un « vendredi c’est sans mail » pour TOUS, quels que soient leur fonction ou niveau.

La plupart des managers commencent à trier leur mail dès le dimanche soir pour ne pas avoir à « perdre » du temps dès le début de la semaine, et/ou les regardent chaque soir afin de ne pas être envahis. Ce qui montre à quel point la tâche « mails » n’est plus considérée comme une tâche de travail à part entière, mais plus comme une pollution.

Or il y a une alternative à l’e-mailïte. En effet, quelques règles de base peuvent aider tout un chacun à se réconcilier avec son outils de messagerie.

D’abord, retrouver un comportement de bon sens : tout n’est pas à lire, tout n’est pas urgent ; on peut paramétrer sa messagerie pour trier certains mails automatiquement ; on peut s’obliger à mettre des objets clairs, à penser aux destinataires… On n’est pas non plus obligé de regarder sa messagerie en continu, plusieurs fois pas jour suffisent, nulle doute qu’en cas d’urgence, le mail sera doublé d’un coup de fil pour vérifier que le message a bien été reçu.

Bref c’est un changement de comportement qu’il s’agit d’initier, pour soi et pour les autres afin de revenir à une dynamique qui soit en cohérence avec ce à quoi sert cet outil.

Plus on est « en réaction » c’est-à-dire l’on répond dans l’immédiateté, plus il est attendu que l’on soit dans cette immédiateté quels que soient le moment ou les circonstances. Et c’est cette croyance de l’immédiateté maîtresse de la « réactivité » qui entraine surtout une dose de stress qui peut facilement basculer vers le stress dit  « négatif » donc les erreurs.

Par dessus tout, ce qui pourra aider, c’est de redéfinir au sein même de l’entreprise des règles communes de fonctionnement, une dynamique commune d’organisation et d’utilisation de la messagerie, bref redonner à la messagerie son rôle de diffuseur d’information et redonner du temps aux managers, et pour ça, avoir une démarche collective de formation.

Initier un réel changement de comportement, c’est possible.

Valérie Bernardout

Et à propos de règles de fonctionnement : http://www.youtube.com/watch?v=0EfzgZiuMxo