Le travail à l’épreuve de la réunionite

Depuis le début de la pandémie et donc du premier confinement, nous avons pu faire le constat au travers de nos accompagnements, d’une augmentation significative du nombre de réunions dans les entreprises. Ceci a engendré une désorganisation du travail de chacun, et donc une perte d’efficacité, et également beaucoup de perte d’énergie inutile. Comment organiser une réunion efficace ? voici quelques clés…

Pourquoi une telle augmentation des réunions ?

Deux paramètres qui s’opposent rentrent en jeu qui expliquent l’augmentation du nombre de réunions.

• D’abord avec la pression du résultat et le manque de « visibilité » sur le travail des collaborateurs, certains managers ont eu besoin de renforcer leur contrôle, et ont mis en place des réunions pour être certains de bien connaître l’avancement des travaux. Ils sont entrés sans forcément que ce soit l’objectif dans une forme de micro-management qui peut être très déstabilisant pour les collaborateurs. Notamment pour ceux qui avaient gagné une bonne autonomie, subir du micro-management peut être à la limite du supportable. Quant à ceux qui souhaitent gagner en autonomie, et grandir dans leur mission, ils se sentent juste stoppés dans leurs efforts.
• L’autre paramètre est la très bonne intention des managers qui, souhaitant ne pas perdre le lien et garder la cohésion du groupe, ont cru qu’il fallait pour cela multiplier les échanges.

Or, pour que l’efficacité du travail perdure tout autant que la cohésion de groupe, ce n’est pas affaire de quantité, mais de qualité.

Il s’est donc développé dans certaines organisations une « réunionite suraigüe » qui a parfois mis à mal autant l’efficacité du travail que le moral des troupes. 

Ajoutez à cela les évènements extérieurs anxiogènes … et vous avez les ingrédients pour « plomber » la motivation d’une équipe.

Les conséquences néfastes de la réunionite

Les conséquences de la multiplication des réunions sont multiples.

• Les collaborateurs comme les managers n’arrivent pas à tenir une organisation qui leur permette d’obtenir les résultats souhaités ; ils n’arrivent pas à se concentrer sur leurs priorités ; les personnes se sentent parfois « pistées ». 

• Une autre conséquence est que pour pouvoir rester dans les objectifs fixés, l’amplitude horaire du travail augmente. Très souvent, nous avons entendu les personnes que nous accompagnons déplorer le fait qu’elles étaient obligées de travailler plus pour pouvoir pallier la perte de temps due aux réunions, réunions qui leur semblent pour une partie au moins totalement inutiles. 

• Nous avons également entendu, comment une réunion sensée n’être organisée que pour un objectif précis, (par exemple un échange informel) se transforme en réunion de service plus globale et a un impact négatif sur tous les participants qui peuvent même finir par couper caméra et micro.

• Par manque de temps pour avancer sur leurs tâches, les collaborateurs peuvent avoir comme réponse de faire 2 choses à la fois : suivre d’une oreille la réunion, et avancer sur leur travail en parallèle – travailler sur un dossier, répondre à leurs emails.

Si ce n’est le travail qui s’invite dans l’échange, ce sont paradoxalement les réunions qui rallongent en prenant sur le temps du travail.

Attention au risque de perte de sens

Au fur et à mesure que les réunions s’enchainent, les retards s’accumulent, la pression augmente et les objectifs finissent par être perdus de vue. Le risque est que les personnes se mettent à travailler en « empilant » les tâches et qu’il y ait une perte de sens de la mission. J’ai accompagné un manager dernièrement qui à force d’essayer de rattraper ses retards a fini par avoir le sentiment de n’être plus qu’un exécutant. S’ensuit la fatigue, la lassitude et enfin une totale démotivation, ce qui est un signal très négatif pour l’équipe.

De même, les managers qui se sentent obligés de participer à toutes les réunions, essayent de travailler sur d’autres sujets pendant les réunions. Et c’est la réunion elle-même qui perd son sens et qui devient totalement inefficace. 

Il revient aux managers de pouvoir redéfinir chaque cadre et tenir compte de la masse de travail pour fixer les temps collectifs. Ainsi les collaborateurs ne perdront pas le sens des réunions.

Toutes ces conséquences ont bien sûr un impact sur la qualité du travail ainsi que sur l’engagement des collaborateurs, et donc de façon plus ou moins importante sur la performance.

À quoi servent les réunions et comment revenir à une organisation cohérente

Les réunions, en particulier en cette période « hybride » -personnes en télétravail, personnes sur site, personnes qui alternent les deux – se doivent d’être pensées en termes de « résultats attendus ».

Qu’elles soient formelles ou informelles, elles ont une visée, un objectif. Si elles existent c’est que cela a du sens. Et pour cela, il est important de vérifier un certain nombre de paramètres :

• Qu’attend-t-on de cette réunion ?
• Pour arriver au résultat, qui doit être présent ?
• Quelle préparation vais-je demander à chacun pour obtenir un résultat efficace et rapide ?
• Ai-je un ordre du jour précis ?
• Est-ce que tout le monde à besoin d’être présent pendant toute la durée de la réunion ?
• Comment la réunion peut-elle être collaborative et impactante, quel qu’en soit le sujet ?
• Quels outils à distance vais-je utiliser ? comment les rendre attractifs ?
• Si c’est une réunion « informelle » comment faire pour que chacun s’y sente en liberté et ait du plaisir à y participer ?

Les clefs qui émergent pour des réunions efficaces est d’organiser des réunions plus souvent, plus courtes et surtout plus précises. 

En redéfinissant un cadre clair, avec des règles du jeu précises annoncées et partagées, alors on prend la chance de pouvoir réajuster à tout moment, tenir le timing, et arriver à des résultats.

En redéfinissant également sa propre posture « d’animateur », on prendra également la chance de faire des réunions de vrais moments de partage collaboratif et d’efficacité.

C’est en tout cas ainsi que nous entrainons les managers pour, y compris pendant cette période, continuer à développer l’engagement des collaborateurs et leur motivation. Et continuer à développer le plaisir à travailler ensemble.

Nous avons la conviction que les réunions peuvent être riches, engageantes et motivantes !

Valérie Bernardout