Distanciel : Les réunions font-elles la cohésion de l’équipe ?

Afin de maintenir les interactions dans les équipes en travail à distance, managers et collaborateurs ont multiplié les réunions. Après plus d’un an de généralisation du télétravail, on peut se demander s’il y a eu plus de cohésion dans les équipes avec ou sans distanciel ?

Le télétravail a augmenté le recours aux réunions distancielles

Faire des réunions avec des moments d’échanges formels, pour partager des informations et collaborer, et des temps plus informels, de gaieté, de partage de nouvelles, de bien-être, a été l’un des moyens employés par les équipes en télétravail pour maintenir une forme d’interactions sociales efficace. Car le besoin de voir les autres et d’échanger avec eux a été grand. 

Le caractère sociable de chacun s’est démontré. Du coup, les réunions se sont souvent multipliées, non seulement entre managers et collaborateurs, mais aussi entre collaborateurs. Il est évident que cet état de fait a poussé à plus de collaboratif, à un bond en avant sur l’entraide sur les projets, mais au-delà du collaboratif y a-t-il eu vraiment plus de cohésion ?

Nous constatons de plus en plus que chez beaucoup de nos clients, les collaborateurs « sautent » de visio en visio, enchaînent les réunions. Nous entendons de plus en plus de managers se plaindre d’enchainer les meetings et de ne pas avoir de temps pour se poser pour prendre de la hauteur ou simplement avancer dans leurs tâhes.

On perçoit même un certain « ras le bol » qui va à l’encontre du bénéfice attendu des réunions en termes de cohésion des équipes. 

La réunion ; source de cohésion automatique ? 

La cohésion d’équipe ne s’entend pas ici comme juste faire ensemble, partager et travailler sur les projets de façon efficace. Il s’agit d’une véritable connaissance des uns et des autres par-delà les temps de travail collectif, une attention aux talents et qualités de chaque collaborateur de l’équipe, y compris du manager. Tout ceci comme source à la fois d’épanouissement personnel et d’efficacité collective. En effet, aller plus loin dans la connaissance de l’autre est un levier puissant de cohésion.

La multiplication des réunions évoquée ci-dessus peut aller à l’encontre de cet objectif. D’abord parce qu’à force, les réunions en distanciel vont être perçues comme une contrainte et donc que l’état d’esprit de chacun ne sera pas propice à l’ouverture d’esprit souhaitée. Et aussi parce que la lassitude va conduire chacun à moins s’exprimer, moins participer, moins challenger les idées, ce qui ne permettra pas des échanges authentiques sources d’efficacité et de cohésion.

La cohésion : un objectif qui se construit

Développer la cohésion dans son équipe est un objectif récurent et à long terme pour un manager. Cet objectif se construit sur la durée et n’est jamais acquis. Cela exige de tous une bonne volonté et une sincérité dans le travail avec les autres comme des pierres qu’on apporte à l’édifice. Voici quelques points concrets qui construisent la cohésion :

– Faire en sorte que chacun se connaisse et se fasse plus confiance. Car il est courant de voir des collaborateurs ne pas prendre leur place dans l’équipe parce qu’ils se censurent et ne prennent pas leurs marques dans l’équipe. Ce faisant, ils restent en marge du groupe, se font peu voir et participent peu ou pas à la cohésion de leur équipe. 

– Favoriser l’entraide et le travail collectif :  Si le travail peut être fait par chacun et lui procurer une satisfaction, il est plus bénéfique et souvent plus performant quand il est fait en groupe de travail. Il s’enrichit de la connaissance de tous, l’équipe en partage les fruits et la satisfaction. Des liens véritables s’établissent et donnent du sens au travail bien réalisé.

Faire des réunions une source de cohésion 

Les réunions sont nécessaires à un collectif pour vérifier que tout le monde va bien dans le même sens, pour partager des informations, faire le point sur le travail en cours. Tout cela participe à la cohésion, et en même temps n’est pas suffisant pour créer une réelle cohésion d’équipe.

Pour faire en sorte que la cohésion se développe dans son équipe, voici quelques clés au service des managers :

– Réfléchir à la fréquence et à la durée des réunions de l’équipe. Faire le point ensemble, en équipe, en regardant dans le rétroviseur pour améliorer les réunions et renforcer le collectif.

– Faire le bilan de toutes les réunions auxquelles participent les collaborateurs. Leur présence est-elle nécessaire ? sur quelle durée ? une intervention précise et timée est-elle envisageable ? En effet, si les collaborateurs sont moins en réunion tout le temps, la probabilité qu’ils apprécient de se retrouver en équipe va croitre !

– Installer des rituels informels dans les réunions. Il est nécessaire de lâcher la pression, d’échanger entre collègues sur tout et rien pour que les collaborateurs se sentent ensuite partants pour travailler vraiment ensemble. Nous vous invitons à prévoir 10 minutes en ce sens au démarrage ou de commencer par des IceBreakers. Pensez aussi à fixer les règles du jeu de la réunion et à faire des tours d’écran systématiques afin que chacun puisse prendre la parole. 

– Déléguer tout ou partie de l’animation. Pour favoriser la cohésion, le manager peut faire « un pas de côté » ; c’est-à-dire inviter ses collaborateurs, en les prévenant à l’avance pour éviter de les stresser, d’animer une partie de la réunion. Le fait que ce soit un de leurs collègues qui anime a un effet bénéfique immédiat sur la cohésion de l’équipe. 

– Développer l’intelligence collective en réunion. Faire se conjuguer les intelligences individuelles sur une situation contribue à l’implication effective de chaque collaborateur. Du fait de faire ensemble, les réticences s’estompent et le goût de l’émulation dans une perspective d’évolution d’ensemble s’installe. Cela nécessite une confrontation bienveillante, sans jugement des opinions de chacun et dans une logique d’enrichissement mutuel par le partage d’idées, le rebond, l’enrichissement.

Les réunions d’équipes ne sont pas automatiquement source de cohésion, par contre les modalités d’animation des réunions peuvent contribuer grandement à la cohésion de l’équipe. Aux managers de réinventer la façon de concevoir leurs rituels d’équipe dans un objectif de performance.

Jean-Baptiste TOUPE
Inspirations Management