Les 3 clés pour des réunions attractives et efficaces

 S’appuyer sur le collectif et motiver : un enjeu essentiel

L’intérêt d’une réunion c’est qu’on puisse échanger, partager, phosphorer et prendre ensemble des décisions. Donc la première évidence c’est qu’une réunion ce n’est pas une descente de slides et d’informations que chacun aurait pu consulter seul, au moment qui lui convenait le mieux ! C’est le moment où chacun peut s’exprimer – même les plus introvertis – échanger et collaborer.

Pour ce faire, il s’agit de créer un environnement de travail bienveillant et ouvert qui favorise la liberté d’expression et la créativité. Au démarrage d’une réunion, les « ice breakers » ou brise-glaces peuvent être d’une grande aide ( Lire les 5 icebreakers pour booster vos réunions à distance ). Par exemple, en début de réunion, vous pouvez demander à chaque participant de partager un fait intéressant ou inattendu sur lui-même, ou peut-être une réussite récente au travail. Cela permet, non seulement de mettre en énergie le groupe, mais aussi de donner la parole à chacun dès le départ, établissant ainsi une atmosphère d’ouverture et d’inclusion. Des méthodes plus ludiques, par exemple un rapide jeu ‘Deux vérités et un mensonge’, peuvent également aider à détendre l’atmosphère et encourager une participation plus active.

Il est essentiel d’avoir toujours présent à l’esprit qu’en sortant de la réunion, les collaborateurs doivent être motivés, avoir envie d’avancer sur leur périmètre et de trouver des solutions pour être plus efficients. Ils doivent être convaincus qu’il y a un collectif, une équipe et qu’ensemble ils sont plus forts ! La réunion est ainsi un levier puissant d’engagement.

Dans cet article, nous vous proposons 3 points clés pour rendre ses réunions attractives, collaboratives et efficaces.

1. Favoriser les pratiques collaboratives : un incontournable aujourd’hui

Quand on demande aux managers quelles sont les pratiques collaboratives qu’ils utilisent en réunion, ils évoquent souvent uniquement le « question/ réponse » … parfois heureusement cela va un peu plus loin et ils nous parlent de brainstorming et d’utilisation de post-it !

C’est un début mais beaucoup d’autres méthodes d’animation existent pour favoriser la participation et l’intelligence collective. En voici quelques-unes que nous faisons expérimenter aux managers dans nos formations afin qu’ils puissent les transposer dans leur quotidien : 

• Le World café : à utiliser quand vous avez envie de faire réfléchir votre équipe sur un sujet. Cette méthode vous aidera notamment quand vous voulez favoriser la prise de conscience de vos collaborateurs.

Par exemple, pour les accompagner vers un changement, vous pouvez poser des questions du style :

• Qu’est-ce qui se passerait si on ne changeait pas nos pratiques ?
  • Quelles sont les nouvelles attentes de nos clients ?
  • Quels sont les bénéfices que nous aurions à changer ?

Le principe est de laisser quelques minutes en sous- groupes pour répondre à la question qui est attribuée et ensuite de faire tourner chaque groupe vers la 2^ème puis la 3^ème question pour compléter les réponses déjà apportées par leurs collègues. Ainsi en quelques minutes, les participants ont répondu de façon dynamique et itérative aux 3 questions. 

C’est une technique qui permet de « vider la tasse » quant aux croyances de chacun, de partager les représentations, et de s’ouvrir à la diversité des points de vue et des idées. 

Nous recommandons d’utiliser cette méthode en début de réunion avant d’aborder le sujet clé du jour. Vous pourrez ainsi « remplir la tasse » car les inquiétudes, les objections auront été exprimées dans le World café. Et très souvent échanger avec ses collègues est plus impactant que d’écouter la bonne parole du manager.

• La classe inversée : Il s’agit de partir des connaissances des participants enrichies si besoin de nouvelles informations fournies afin qu’ils partagent avec leurs collègues sur la thématique. Cette méthode est valorisante car on s’appuie sur les connaissances des collaborateurs qu’on peut enrichir. Elle est aussi engageante car elle donne la main à des collaborateurs dans l’animation d’e tout ou partie de la réunion.

• Le codéveloppement : Le point de départ de cette méthode est un problème rencontré par une personne de l’équipe, dans son organisation ou avec un client par exemple. A l’aide d’un protocole structuré qui permet d’éviter le fameux « y’a qu’à … faut qu’on … » type café du commerce, toute l’équipe va réfléchir pour proposer des solutions à leur collègue. Cela produit des résultats très concrets, c’est enrichissant pour tous car chacun peut s’enrichir des idées émises, et ça montre qu’à plusieurs on trouve plus de solutions ! Pour aller plus dans la compréhension du CODEV
  
• Les sous-groupes : Une réunion ce n’est pas uniquement un animateur central et des participants en face ! Vous pouvez aussi organiser des temps de réflexion ou de travail en sous-groupes, suivis de restitutions des idées collectives par des ambassadeurs de chaque groupe. Cette technique a pour bénéfices de libérer la parole, de faire participer tout le monde et de multiplier les idées.
  
• Le tour de table (un incontournable à redécouvrir) : Cette méthode donne la parole à chacun, pourquoi pas avec une durée précise, ce qui permettra aux plus introvertis de s’exprimer et ce qui limitera aussi la parole des plus bavards. 
  
• L’approche symbolique (via un blason, un dessin, une image …) : Parfois il est utile de passer par autre chose que des mots pour partager les idées et favoriser de façon créative toutes les représentations autour d’un sujet. Par exemple on peut faire faire un collage à partir de photos qui représentent la vision de chacun de la mission de l’équipe, ce qui permettra d’enrichir cette vision et d’ancrer des messages essentiels.
  
• La carte heuristique (on parle aussi de cartes mentales). Avec cette méthode, on part d’un mot central puis on « tire des branches » émanant de ce mot pour multiplier, par association, toutes les idées créatives possibles.
  
• Le point 5 minutes : Cette méthode qui provient du Kaizen propose un format différent ; il s’agit d’une réunion quotidienne, debout, d’une durée très courte comprenant l’info clé de la journée, les irritants de la veille, une demande ou suggestion des collaborateurs, etc. Il peut être intéressant de s’en inspirer pour définir dans son contexte son propre contenu, timing et rythme de réunion. 
  
• Le tribunal : vous avez un nouvel outil à mettre en place dans votre équipe ou une nouvelle procédure. Vous savez qu’il y a des opposants à ce changement. Pour faire exprimer toutes les facettes (bénéfices et objections) sur le sujet, vous pouvez animer une séquence au format « tribunal » avec un groupe « procureur » et un groupe « avocat ». Cela permettra de voir qu’il y a toujours des points positifs et des points négatifs à tout projet, de lever les freins et de se projeter ensemble dans l’action en mettant en place le plan d’action adapté.

Sur la forme de vos réunions, soyez aussi créatifs : on peut faire des réunions debout, sans chaise, dehors, en marchant, dans des lieux différents et inspirants. Demandez à vos collaborateurs ; ils ont souvent de très bonnes idées !

2. S’appuyer sur des fondamentaux pour bâtir des réunions efficaces

Pour mettre en place des réunions attractives et efficaces, il est essentiel de s’appuyer sur quelques fondamentaux. 

• Se préparer : une évidence

Pour préparer sa réunion, en tout premier lieu il faut se poser la question des objectifs de cette réunion. Quels sont les livrables que j’attends à la conclusion de cette réunion ? Plus précisément, qu’est-ce que je veux transmettre, qu’est-ce que je souhaite que les participants arrêtent, corrigent ou commencent à faire de façon concrète ? Il est important de se demander également pour quelle raison je fais une réunion plutôt que d’envoyer un mail !

Il est aussi essentiel de préparer sa réunion en listant les sujets à aborder, l’ordre dans lequel il est pertinent de les aborder, puis de réfléchir à la manière de les traiter pendant la réunion. Le manager, à l’image d’un formateur, va créer le déroulé de sa réunion en étant attentif au fond et à la forme pour obtenir une efficacité pédagogique.

Pour que la réunion soit un temps efficace, il est important de partager l’ordre du jour en amont avec les participants, et de leur demander de préparer la réunion par exemple en ayant réfléchi aux sujets, lu un dossier, préparé une séquence ou encore en précisant leurs questions et remarques quant aux sujets traités. Un bon moyen d’engager vos participants en amont est de formuler l’ordre du jour sous forme de questions pertinentes. Par exemple, au lieu de lister ‘Discussion sur les objectifs du 3e trimestre’, vous pourriez poser la question : ‘Comment pouvons-nous atteindre ou dépasser nos objectifs du 3e trimestre ?’. Cela aide les participants à cerner clairement les attentes et les incite à réfléchir en profondeur sur les sujets avant la réunion.

• Poser le cadre et bien séquencer les séquences : une pratique modélisante

Chacun est débordé et le temps est précieux pour tous. Il n’y a rien de pire que de ne pas savoir le temps que va durer une réunion. Pour déterminer et respecter le temps défini pour une réunion, et pour ne pas se laisser déborder pendant la réunion, il est essentiel de prévoir de façon précise le temps à allouer à chaque sujet, en prenant en compte le temps d’échange nécessaire en fonction du sujet. Et s’il y a du hors-sujet ou des discussions qui s’éternisent, c’est à l’animateur de recentrer et de préciser que ce n’est pas l’objet de cette réunion ou qu’il y a un timing à respecter. C’est pour cela que l’animateur de la réunion a tout intérêt à poser d’entrée les règles du jeu de la réunion en termes d’horaires, de durée totale et de chaque séquence, de temps de pause éventuelles, et aussi au niveau de la posture attendue, de la façon d’échanger et bien-sûr si besoin de l’impératif de bienveillance.

Le manager doit bien évidemment être modélisant de toutes les règles définies, et notamment quant au respect des horaires aussi bien au démarrage qu’à la conclusion. Bref, commencer et terminer à l’heure est essentiel !

• Être concret et prendre des décisions : un cercle vertueux 

Il est essentiel à la fin d’une réunion que les décisions prises soient claires pour tout le monde, même pour ceux qui ne sont pas forcément d’accord avec la décision. Plutôt que de faire des comptes rendus longs qui sont fastidieux à faire et qui ne sont souvent relus par personne, faites un tableau de décision qui reformule et formalise les points actés, les personnes qui s’en occupent, les délais de réalisation prévus …

3. Se remettre en question dans un principe d’amélioration continue

Si vous souhaitez que vos réunions soient productives et appréciées par chacun, à la fin de chaque réunion prenez quelques minutes collectivement avec les participants en position « méta » pour évaluer votre fonctionnement durant la réunion et voir ce qui peut être amélioré. 

De notre côté, nous utilisons la méthode ROTI (Retour On Time Invested) : c’est le retour sur le temps  investi par chacun lors de cette réunion.

Chacun note la réunion de 1 à 5 et on voit collectivement comment progresser dans la note.

Voici ce que signifient les notes :

1 : Temps complètement perdu

2 : Peu d’éléments utiles

3 : Des bénéfices retirés mais pas à la mesure du temps consacré

4 : Productif avec des axes d’amélioration

5 : Excellent, ne pourrait pas être mieux

Le principe n’est pas de désigner un ou des coupables mais bien de trouver des solutions ensemble pour s’améliorer. Ce qui permettra de prendre en compte les idées pour ajuster le déroulé des prochaines réunions. 

La réunion devient ainsi un véritable espace collaboratif avec une coresponsabilité sur sa réussite. C’est ça la force du collectif !

En synthèse, réussir une réunion collaborative tient à plusieurs facteurs clés : l’implication collective, un process cadrant, des modalités collaboratives variées et l’ambition d’améliorer constamment le processus. Ces éléments sont vos outils pour transformer chaque réunion en une occasion d’avancer et de renforcer l’esprit d’équipe. Mettez-les en œuvre dès votre prochaine rencontre et évaluez leur impact.

Prêts à renouveler vos réunions ?

Pour aller plus loin, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre livre blanc « le Collaboratif, les clés pour allier motivation et amélioration continue »